Chiaro Group B.V. heeft als motto ‘making the invisible, visible’. In deze klantcase lees je hoe we dit bij een ov-bedrijf doen dat een meerjarenproject start om hun hele proceshuis in de processoftware van Mavim vast te leggen. Zodat ze eenvoudig de gewenste informatie boven water kunnen krijgen als hier in- of extern om gevraagd wordt.
Mavim is daar nu de belangrijkste informatiebron bij (jaarlijkse) terugkerende audits voor ISO 27001.
Verborgen informatie blootleggen
Binnen een breed opgezet IT-vernieuwingsprogramma bij deze vervoerder lopen ze er tegenaan dat informatie moeilijk te vinden is en dat veel informatie nergens is vastgelegd. In gesprek met de medewerkers komen we erachter hoe het zit en delen ze deze informatie. Alleen, dat wat zij ons vertellen is nergens formeel terug te vinden of te controleren.
Beslissingen nemen op basis van ‘horen zeggen’ kan natuurlijk niet. Stakeholders, in dit geval in een stuurgroep, moeten beslissen op basis van feiten. Zeker binnen een groot IT-programma. Vanuit dit IT-vernieuwingsprogramma bestaat de behoefte om informatie gestructureerd vast te leggen. Op initiatief van een collega krijgt het managementteam van IT een Mavim-demo. Het is direct duidelijk: dit is het pakket waarin je op een kwalitatief goede manier informatie vastlegt.
Overzicht door ‘klikbare platen’
Eén van de toepassingen binnen de Mavim-software is een schematisch overzicht van de relaties tussen de databases die de IT-afdeling beheert. Vakidioten vinden dit vaak geweldig maar voor een stuurgroep is dit te technisch. Door het te visualiseren in klikbare platen*), ook wel interactieve elementen of hotspots genoemd, begint de materie voor de stuurgroep te leven. Zo krijgt ze een beeld van de complexiteit van het databaselandschap.
Door alle applicaties die binnen het bedrijf in gebruik zijn te koppelen aan de databaseplaten, is direct duidelijk hoe een storing gebruikers ‘raakt’. Door in de Mavim-software de juiste gegevens aan elkaar te koppelen, krijg je inzicht in wat er niet meer werkt bij een storing. Hierdoor kun je bij werkzaamheden meteen de juiste afdelingen en collega’s informeren.
Belangrijkste succesfactoren
Het inrichtingsproces, zoals hierboven beschreven, kost een half jaar. Het verder enthousiasmeren van het directieteam door de stuurgroep doet dan de rest.
De twee belangrijkste succesfactoren in dit verhaal zijn:
- Het versimpelen van de weergave.
- Het meenemen van de medewerkers in het inrichtingsproces en het hun zelf laten ervaren.
Bij punt 1 kies je voor visualisaties bij complexe materie.
Bij punt 2 kies je ervoor om jouw medewerkers op een natuurlijke manier hun verantwoordelijkheid te laten nemen.
Tot slot
Het is onze kracht om het onzichtbare zichtbaar te maken, bijvoorbeeld met een digital twin: een digitale kopie van hoe je bedrijf functioneert. Ons doel is om hiermee jouw bedrijf slagvaardig en zelfredzaam achter te laten.
Benieuwd hoe het gebruik van Mavim ook jouw organisatie succesvoller kan maken? Neem nu contact met ons op.
*) Klikbare platen helpen je om door verschillende onderdelen van de software te navigeren. Elke keer als je op een element klikt, krijg je meer informatie of ga je naar een ander deel van het proces.
