Waarom meer technologie niet altijd transformatie is.
Naar een blog van Richard Farrell (Netcall)
Hoe wildgroei ontstaat
Organisaties voegen vaak nieuwe software toe zodra er een behoefte opduikt. Er komt een nieuwe app, een extra koppeling of een handige workaround. Elke keuze lijkt op zich logisch. Maar bij elkaar ontstaat een versnipperd landschap dat de organisatie juist afremt.
Drie fases
Het gaat meestal in drie stappen mis:
- Het gat. De systemen doen niet alles wat nodig is, dus medewerkers vullen het aan met handwerk.
- De kluwen. Applicaties overlappen elkaar en dezelfde gegevens staan op meerdere plekken. Mensen worden zelf de “koppeling” tussen systemen.
- De val. Elke nieuwe wens vraagt om weer nieuwe software, extra licenties en meer onderhoud.
De verborgen kosten
Het gaat niet alleen om licentiekosten. Elk systeem vraagt ook om ondersteuning en training. Gegevens worden dubbel bijgehouden. Eén wijziging raakt meerdere systemen tegelijk. Transformatie is niet alleen iets nieuws opleveren. Je moet ook kunnen blijven meebewegen, en dat is lastig in een versnipperde omgeving.
Het risico van AI
Zet je AI of slimme automatisering bovenop losse, slecht verbonden systemen? Dan automatiseer je vooral de bestaande inefficiëntie. AI werkt het best in processen die al eenvoudig en goed op elkaar aangesloten zijn.
Het alternatief: één gedeeld platform
Koop niet steeds iets nieuws erbij. Bouw liever op een paar gedeelde basisfuncties, zoals zaakbehandeling, workflow en gegevenskoppelingen. Die gebruik je voor meerdere diensten tegelijk. Losse tools die hetzelfde doen, vervang je stap voor stap.
Een voorbeeld uit de praktijk
De gemeente Newcastle bespaarde meer dan £1 miljoen aan licenties. Ze vervingen dubbele applicaties door functies van een platform dat ze al hadden. Transformatie hoeft dus niet te betekenen dat je meer uitgeeft.
De les
Vereenvoudig eerst je landschap. Breng daarna pas AI en automatisering in. Zo versterken ze het hele proces, in plaats van dat ze de chaos versnellen.
