Universele Proces Notatie (UPN)

Wil je meer grip krijgen op je bedrijfsprocessen? Dan is een goede procesmap onmisbaar. Die zorgt ervoor dat iedereen binnen de organisatie hetzelfde beeld heeft van hoe een proces verloopt en vormt de basis voor verbetering.

Bedrijfsprocesmethoden

Er zijn verschillende manieren om een bedrijfsproces vast te leggen. Bekende voorbeelden zijn flowcharts, UML-diagrammen (Unified Modeling Language), value stream maps, BPMN (Business Process Model, Notation) en SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer).

Deze methoden variëren van eenvoudig tot zeer uitgebreid. BPMN beschikt bijvoorbeeld over een omvangrijke standaard met honderden pagina’s aan documentatie.

De oplossing: UPN

Wij werken met UPN (Universal Process Notation). UPN is een eenvoudige en overzichtelijke notatiemethode die toepasbaar is binnen iedere sector, voor organisaties van elke omvang en voor processen van elk complexiteitsniveau.

Ben je gewend om met flowcharts te werken? Dan lijkt het misschien niet noodzakelijk om een nieuwe notatie te leren. Toch biedt UPN een aantal duidelijke voordelen.

Wat kan je met een UPN-diagram?

,

Activiteitenblok

Elke activiteit wordt beschreven met een duidelijke werkwoordelijke formulering.

,

Resource (rol of middel)

Een resource geeft aan welke rollen betrokken zijn bij een activiteit. Deze rollen kunnen worden vastgelegd met behulp van het RACI-model (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) of, indien gewenst, het RASCI-model (Responsible, Accountable, Supportive, Consulted, Informed).

,

Verbindingslijn

Verbindingslijnen koppelen activiteitenblokken aan elkaar en tonen de overdracht tussen processtappen.

,

Bijlagen

Bijlagen kunnen documenten, metadata, werkinstructies of meetgegevens bevatten die extra context geven bij een activiteit.

,

Beslispunt

Wanneer vanuit een activiteit meerdere mogelijke vervolgstappen bestaan, ontstaat een beslispunt. De tekst op de verbindingslijnen maakt duidelijk welke uitkomst tot welke vervolgactie leidt.

,

Drill-down naar detailniveau

Elk activiteitenblok kan worden uitgewerkt in een onderliggend diagram met meer detail. Hierdoor blijft het hoofdniveau overzichtelijk terwijl aanvullende details beschikbaar blijven.

Flowchart v. Procesmap

Het getoonde stroomschema beschrijft een koffiezetproces. Het bevat verschillende symbolen, kleuren, pijlen en swimlanes.

Laten we nu hetzelfde proces bekijken, maar dan weergegeven in UPN. Deze notatie is compacter, maakt gebruik van minder symbolen, is minder gevoelig voor interpretatieverschillen en is bovendien eenvoudig van links naar rechts te lezen.

Een proces dat met UPN is gemodelleerd, geeft in één oogopslag antwoord op de vragen: Wie doet wat, wanneer, waarom en hoe?

Richtlijnen voor het modelleren van processen met UPN

Houd bij het modelleren van een proces de volgende principes in gedachten:

  1. Beperk een diagram tot maximaal 8 tot 10 activiteitenblokken per scherm.
  2. Werk processen hiërarchisch uit door vanuit activiteitenblokken door te klikken naar een lager detailniveau.
  3. Voeg waar nodig ondersteunende informatie toe aan activiteitenblokken.
  4. Maak gebruik van toegangsrechten om te bepalen wie diagrammen kan bekijken of bewerken.
  5. Raadpleeg de wijzigingsgeschiedenis om wijzigingen in diagrammen te volgen.

Het maken van een goed procesdiagram hoeft niet ingewikkeld te zijn. Door de UPN-principes consequent toe te passen en jezelf tijdens het modelleren steeds af te vragen wie, wat, wanneer, waarom en hoe, ontstaat een helder, onderhoudbaar en waardevol procesmodel dat de organisatie helpt processen beter te begrijpen en continu te verbeteren.